terça-feira, 18 de junho de 2013

Como organizo o meu e-mail do emprego

Para contextualizar "a coisa" ...eu trabalho na área da Cultura e portanto funciono muito com e-mail porque fazemos imensos contactos com outras instituições, partilhamos e recebemos informação, elaboramos e implementamos projectos e fazemos acertos por várias vias sendo o e-mail uma delas, enfim...usa-se muito [reparem no nº total de mensagens...e apago coisas todos os dias].
  Excusado será dizer que convem que ande tudo mais ou menos organizado, 'né ?
Assim...passo a explicar como o faço:
 
 

Tenho 5 pastas como se pode ver acima.

@ Conteúdo temporários- cartazes, panfletos,apontamentos de espectáculos, escalas de trabalho...enfim...actividades com data marcada que depois de passar não faz mais falta.

@ Diálogos - Mensagens escritas em discurso básico que podem fazer falta mas que não contêm documentos anexados, nem são particulamente urgentes (brainstorming antes de algumas reuniões e recados simples)

@ Informação de Referência- Contactos, Procedimentos, Regras, Notas de Legislação...nesta onda. Informação que é necessário consultar de vez em quando.

@ Lazer, Humor, Tretas...está-se mesmo a ver. Embora eu não costume perder tempo com estas coisas, até porque não o tenho, mas o que é certo é que algumas pessoas acabam por me enviar conteúdos deste género e eu como não quero "tralha" misturada com assuntos sérios...vem para aqui para fazer triagem e se alguma coisa efectivamente tiver algum jeito...logo envio para o meu pc de casa.

@ Projectos em curso...como o próprio nome indica é tudo o que se relaciona com os projectos que estamos a desenvolver. Os que já passaram estão arquivados na própria instituição.

Claro que coloco filtros e as mensagens vão "caíndo" nas respectivas pastas assim que são recebidas.

Eu sei que há vários métodos mas...é assim que me dá jeito e funciona, e o que interessa é que funcione , certo ? Cada caso é um caso.

Beijinhos



4 comentários:

Tal mãe, tal filha disse...

Deve de dar imenso jeito ! Cá eu, seja coisas da escola, familia, promoções, lojas, vai tudoooo para o mesmo sitio !

Beijinhos/ A Filha

Quotidianos de seda disse...

Pois eu antes também era assim mas a receber mais de 200 mensagens por dia e a pedirem-te coisas de 10 em 10 minutos...é quase impossível estar tudo ao molho e fé em Deus. Pelo menos para mim não dá. Mas lá está...o que interessa é que tu te orientes com essa forma.Somos todos diferentes e cada pessoa vê o que melhor se adapta ao seu caso.

Beijinhos :)

Ana Rita disse...

Pois. É mesmo como dizes, cada um organiza-se à sua maneira. Eu, organizo pelos clientes que tenho e dentro de cada um, organizo pelos seus clientes. Depois tenho a pasta pessoal. A pasta da empresa, que dividi por departamento (informática, rh, financeira, procedimentos, etc). A pasta a enviar tem de estar sempre vazia e na pasta a receber estão os que acabaram de cair e estão por ler, os que foram lidos mas carecem de resposta e os que ainda que tenha respondido obrigam a nova análise. Numa fase menos boa, pode acontecer ter 100 a 150 por arrumar, mas garanto que detesto que isso me aconteça... Neste momento, tenho menos de 20 na pasta a receber e 0 na pasta a envia! :)
Força com os teus 2000! Se precisares de uma mãozinha! :)
Beijinho e bom trabalho

Quotidianos de seda disse...

Pois nos enviados também não fica nada. E destes 2000 e troca o passo (que parecem bastantes) a maioria tem mesmo que ficar por enquanto porque são dos tais temporários. Conforme as iniciativas vão passando apago. Estou em Cascais...há coisas a toda a hora...por isso é que são estas carradas. Mas está controlado. Só fica mesmo o que faz falta. O resto...fora ! Eheheh.
Beijo

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